Er virksomheden klar til at tidsregistrere?

I næste uge fra den 1. juli 2024 træder de nye regler om arbejdstidsregistrering i kraft. Som vi tidligere har beskrevet, indebærer de nye regler en pligt for arbejdsgivere til at registrere alle medarbejderes daglige arbejdstid via et objektivt og pålideligt tidsregistreringssystem.

Hvis det ikke allerede er på plads, er det vigtigt at forholde sig til følgende inden 1. juli 2024:

Arbejdstidsregistrering
Efter de nye regler er det den faktiske daglige arbejdstid i timer, der skal registreres. Pausetid og den daglige mødetid (start- og sluttidspunkt) skal ikke nødvendigvis registreres, og arbejdes der efter fast vagtplan, arbejdstidsskema e.l., kan man nøjes med at registrere afvigelser herfra.

Timelønnede medarbejdere er typisk allerede fortrolige med daglig arbejdstidsregistrering, mens det for funktionærer kan være noget nyt. Overvej om eksisterende systemer og retningslinjer for tidsregistrering lever op til de nye forpligtelser, og om det samme system kan bruges af alle.

Efter reglerne skal medarbejderne kunne tilgå egne arbejdstidsregistreringer, som skal opbevares i en løbende periode på 5 år efter udløbet af hver referenceperiode for opgørelse af arbejdstiden.

Loven stiller hverken krav om en særlige metode for tidsregistrering eller formkrav til selve registreringen, som kan foregå elektronisk eller manuelt og via indkøbte systemer eller hjemmelavede løsninger. Man har som arbejdsgiver således stor frihed til at indrette et eksisterende eller nyt arbejdstidsregistreringssystem på den mest hensigtsmæssige måde.

Selvtilrettelæggere?
Såkaldte selvtilrettelæggere er undtaget fra kravet om arbejdstidsregistrering. Man er selvtilrettelægger, hvis arbejdstidens længde som følge af særlige træk ved det udførte arbejde ikke kan måles eller fastsættes på forhånd, eller når hvis man som ledende medarbejder selvstændigt og frit kan fastlægge og tilrettelægge sin egen arbejdstid. Bemærk at der er tale om en snæver undtagelse og dermed en lille kreds af medarbejdere, der vil være selvtilrettelæggere i direktivets forstand. I praksis vil det som udgangspunkt alene gælde virksomhedens øverste ledelse. Det er i alle tilfælde en konkret og individuel vurdering af den pågældende medarbejder.  Man kan ikke blot slutte at medarbejdergrupper som en helhed (f.eks. driftsledere) er selvtilrettelæggere.

Er en medarbejder selvtilrettelægger undtaget fra kravet om at tidsregistrere, skal det som vilkår fremgå skriftligt af medarbejderens ansættelseskontrakt. Et udkast til et tillæg til en eksisterende kontrakt kan fås ved henvendelse til GLS-A.

Orientering af medarbejderne
Det er vigtigt, at medarbejderne er oplyst om hvad og hvordan, der skal arbejdstidsregistreres. For mange medarbejdere – særligt funktionærer – er det nyt at skulle registrere den daglige arbejdstid. Lav derfor gerne en politik for arbejdstidsregistrering, som også beskriver konsekvenserne ved manglende eller mangelfuld tidsregistrering. Inspiration til en politik kan findes her.